Glossário Prático para Empreendedores: entenda as siglas e os equipamentos da sua empresa PDV, TEF, NFC-e, NCM...

PDV, TEF, NFC-e, NCM, CFOP, SPED Fiscal, Kardex, markup, Pinpad... Parece que o mundo dos sistemas e da automação comercial tem um idioma próprio!

Se você tem uma loja, restaurante, hotel, pousada ou outra empresa, provavelmente já encontrou essas siglas ao conversar com um contador, procurar um software ou comprar equipamentos para o seu negócio.

Mas o que cada termo significa? Para que serve? E como ele pode ajudar na rotina da sua empresa?

A Trisistemas preparou este Glossário Prático para Empreendedores para explicar os principais termos de sistemas, automação comercial, equipamentos, documentos fiscais e gestão empresarial de forma simples, com exemplos do dia a dia.

1. Sistemas e automação comercial

Esses termos aparecem quando você procura um programa para registrar vendas, controlar o caixa, gerenciar a empresa ou integrar diferentes ferramentas.

PDV — Ponto de Venda

É o sistema utilizado para registrar e finalizar as vendas. No caixa de uma loja, por exemplo, o operador utiliza o PDV para identificar os produtos, calcular o total e registrar a forma de pagamento.

ERP — Enterprise Resource Planning

É um sistema integrado de gestão empresarial. Pode reunir vendas, estoque, compras, financeiro, faturamento e outras áreas em uma única plataforma.

Em vez de cada setor manter seus próprios controles separados, o ERP ajuda a centralizar as informações da empresa.

PAF — Programa Aplicativo Fiscal

É uma sigla relacionada a programas de automação comercial sujeitos a requisitos fiscais específicos. Sua aplicação depende da legislação e do contexto de utilização. Ao contratar um sistema, verifique quais exigências se aplicam à sua empresa e à sua unidade federativa.

Automação comercial

É o uso de sistemas, equipamentos e integrações para facilitar atividades como vendas, pagamentos, emissão de documentos fiscais e controle de estoque.

Um exemplo é uma loja em que o leitor de código de barras identifica o produto, o PDV calcula a venda, o sistema registra a movimentação e o pagamento é integrado ao caixa.

Frente de caixa

É a parte do sistema utilizada diretamente no atendimento e na finalização das vendas. Normalmente, permite consultar produtos, aplicar descontos autorizados, registrar pagamentos e emitir documentos fiscais.

API — Interface de Programação de Aplicações

É um recurso que permite que programas diferentes troquem informações.

Por exemplo, uma API pode conectar uma loja virtual ao estoque de um ERP ou permitir que um sistema envie informações para outra plataforma sem que alguém precise copiar os dados manualmente.

2. Pagamentos e integração com cartões

As soluções de pagamento podem funcionar separadamente ou integradas ao sistema de vendas. Conhecer a diferença ajuda na hora de escolher os equipamentos e serviços adequados.

PIX

É um sistema de pagamentos instantâneos que permite realizar transferências e pagamentos a qualquer hora.

Para uma empresa, pode ser utilizado para receber vendas, cobrar clientes e, quando existe integração, facilitar a identificação e a conciliação dos pagamentos.

TEF — Transferência Eletrônica de Fundos

É uma solução que integra o sistema de vendas ao processamento de pagamentos com cartão.

Em uma operação integrada, o valor da compra é enviado ao fluxo de pagamento, reduzindo a necessidade de digitar o valor novamente e ajudando a manter o registro da venda alinhado ao recebimento.

POS — Point of Sale

É o terminal de pagamento conhecido popularmente como maquininha de cartão.

Pode funcionar de forma independente ou integrado ao sistema comercial, dependendo do equipamento, do fornecedor e da solução contratada.

Pinpad

É um dispositivo utilizado para que o cliente insira ou aproxime o cartão e digite a senha quando necessário. É comum em operações integradas por TEF.

Conciliação de pagamentos

É a conferência dos valores das vendas com os recebimentos efetivamente registrados, considerando cartões, PIX, taxas, cancelamentos e prazos de repasse.

Ajuda a identificar diferenças entre o que foi vendido, o que foi recebido e o que ainda será repassado.

3. Equipamentos de automação comercial

Além do software, muitos negócios utilizam equipamentos que agilizam o atendimento e ajudam a organizar as operações.

Impressora térmica de 80 mm

É uma impressora que utiliza papel térmico com largura nominal de 80 milímetros. É bastante comum em caixas de lojas, mercados e restaurantes.

Pode imprimir comprovantes, pedidos de cozinha e outros documentos operacionais. A impressão de documentos fiscais depende do sistema utilizado e das regras aplicáveis.

Atenção: imprimir um comprovante de venda não significa, por si só, emitir um documento fiscal.

Gaveta de dinheiro

É o compartimento utilizado para guardar dinheiro em espécie no caixa.

Em muitas operações, a gaveta pode ser conectada à impressora ou ao sistema de frente de caixa para abrir automaticamente em determinados momentos da venda, conforme a configuração dos equipamentos.

Leitor de código de barras

É o equipamento que identifica produtos pela leitura de seus códigos de barras.

Em vez de procurar o produto manualmente ou digitar seu código, o operador faz a leitura e o sistema localiza o item cadastrado. Isso agiliza as vendas e reduz erros de digitação.

Também pode ser utilizado para inventário e conferência de mercadorias.

Balança comercial

É utilizada para pesar produtos comercializados por peso, como frutas, carnes e alimentos vendidos a granel.

Quando compatível e integrada ao sistema, pode facilitar o registro do peso e o cálculo do valor da venda.

Impressora de etiquetas

É utilizada para imprimir etiquetas de produtos, preços, códigos de barras, identificação de mercadorias e outras informações.

É especialmente útil para empresas que precisam identificar produtos, organizar o estoque ou preparar mercadorias para venda.

A etiqueta pode ser gerada pelo sistema de gestão, desde que exista compatibilidade com a impressora e com o formato necessário.

Monitor touch

É uma tela sensível ao toque que permite interagir com o sistema diretamente na tela, sem depender exclusivamente de mouse e teclado.

Em um caixa, por exemplo, o operador pode selecionar categorias, produtos e funções tocando nos elementos exibidos.

É importante verificar se o sistema foi desenvolvido para funcionar adequadamente com esse tipo de tela.

CPU — Unidade Central de Processamento

É a sigla para Central Processing Unit, o componente responsável por executar as instruções de um computador.

No uso cotidiano, muita gente também utiliza a palavra “CPU” para se referir ao gabinete ou computador de mesa inteiro, embora tecnicamente sejam coisas diferentes.

Em um caixa, o computador executa o sistema de vendas e se comunica com os equipamentos conectados.

Nobreak

É um equipamento que fornece energia temporária quando ocorre uma queda ou interrupção no fornecimento elétrico.

Pode ajudar a manter o computador, o caixa ou outros dispositivos funcionando por tempo suficiente para salvar informações e realizar um desligamento seguro. A autonomia depende da capacidade do nobreak e do consumo dos equipamentos conectados.

Ele não substitui uma instalação elétrica adequada nem garante que todos os serviços externos, como internet e processamento de pagamentos, continuem disponíveis.

CFTV — Circuito Fechado de Televisão

É um sistema de monitoramento por câmeras utilizado para acompanhar e registrar imagens de ambientes.

Pode ajudar na segurança de lojas, estoques, depósitos e áreas de acesso restrito. O uso deve respeitar as regras de privacidade e proteção de dados aplicáveis.

O CFTV não é, por si só, um sistema de controle de estoque, mas pode complementar os processos de segurança da empresa.

4. Documentos fiscais eletrônicos

Essas siglas aparecem na emissão de notas e no registro das operações comerciais. O documento correto depende do tipo de operação, da atividade da empresa e das regras fiscais aplicáveis.

NF-e — Nota Fiscal Eletrônica

É utilizada principalmente para documentar operações com mercadorias. Corresponde ao modelo 55 e é comum em vendas entre empresas, operações de circulação de mercadorias e outras situações previstas na legislação.

NFC-e — Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

É utilizada principalmente nas vendas ao consumidor final no varejo. Corresponde ao modelo 65 e está associada a muitas operações de frente de caixa.

NFS-e — Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

É utilizada para documentar prestações de serviços. A emissão segue o padrão e as regras aplicáveis ao município ou ao sistema nacional, conforme o caso.

CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico

É um documento fiscal utilizado para registrar prestações de serviços de transporte de cargas nas situações previstas na legislação.

MDF-e — Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

É utilizado para reunir informações de documentos fiscais relacionados a determinadas operações de transporte, de acordo com as regras aplicáveis. Ajuda a identificar a carga e os documentos vinculados à viagem.

XML

É o arquivo eletrônico estruturado que contém os dados do documento fiscal.

O XML autorizado é importante para a escrituração, consulta e comprovação das operações. A empresa deve manter os arquivos fiscais pelo prazo e nas condições exigidos pela legislação.

DANFE — Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

É a representação auxiliar da NF-e, normalmente impressa ou disponibilizada em formato digital.

Ajuda a consultar informações da operação e pode acompanhar o transporte de mercadorias quando aplicável, mas não substitui o XML como documento fiscal eletrônico.

Cupom fiscal

É uma expressão popular utilizada para se referir ao comprovante fiscal de uma venda no varejo. Atualmente, muitas operações utilizam a NFC-e ou outros documentos eletrônicos, conforme as regras aplicáveis.

Por isso, ao contratar um sistema, vale confirmar qual documento fiscal deve ser emitido no seu tipo de operação.

5. Escrituração e obrigações fiscais

Além de emitir documentos, as empresas podem ter obrigações de informar suas operações às administrações tributárias. Estas são algumas siglas que aparecem nesse contexto.

SPED — Sistema Público de Escrituração Digital

É uma iniciativa que reúne sistemas para recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal das empresas.

O SPED possui diferentes módulos, cada um com uma finalidade específica.

SPED Fiscal — EFD ICMS/IPI

É a denominação popular da Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI.

Reúne informações fiscais e registros de operações e prestações relacionados a esses tributos, conforme as regras aplicáveis ao contribuinte.

A obrigatoriedade, o conteúdo e os procedimentos dependem do enquadramento e da legislação vigente.

SINTEGRA — Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços

É um sistema relacionado ao intercâmbio de informações fiscais entre administrações tributárias estaduais. O termo também é associado a arquivos fiscais utilizados em determinados contextos.

Sua exigência depende das regras aplicáveis à empresa e da situação fiscal correspondente.

CSC — Código de Segurança do Contribuinte

É um código utilizado em determinadas configurações de NFC-e para gerar o código de segurança associado ao QR Code do documento fiscal.

Sua obtenção e configuração devem seguir os procedimentos da administração tributária competente.

DAS — Documento de Arrecadação do Simples Nacional

É a guia utilizada para recolher os tributos apurados no Simples Nacional, conforme a situação da empresa.

O valor depende da apuração e das regras aplicáveis. O pagamento do DAS não significa que todas as demais obrigações fiscais da empresa estejam automaticamente cumpridas.

6. Tributação e cadastro fiscal

Esses códigos e classificações ajudam a identificar produtos, operações e situações tributárias. Informações incorretas podem causar problemas na emissão de documentos fiscais.

NCM — Nomenclatura Comum do Mercosul

É um código utilizado para classificar mercadorias.

A classificação correta pode influenciar o tratamento tributário e outras regras aplicáveis ao produto. Por isso, não é recomendável escolher um NCM apenas pela semelhança do nome do item.

CFOP — Código Fiscal de Operações e Prestações

Indica a natureza de uma operação ou prestação, como venda, devolução, transferência ou remessa.

O código correto depende da operação efetivamente realizada, da origem e do destino, entre outros fatores.

CST — Código de Situação Tributária

É utilizado para identificar a situação tributária de uma operação em relação a determinado imposto, conforme a tabela e as regras aplicáveis.

O significado e o uso do código dependem do tributo e do contexto fiscal.

CSOSN — Código de Situação da Operação no Simples Nacional

É utilizado em situações específicas relacionadas ao ICMS de empresas enquadradas no Simples Nacional.

Não deve ser confundido com o CST, pois cada código tem finalidade e contexto de aplicação próprios.

ICMS — Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

É um imposto estadual que incide sobre operações e prestações previstas na legislação, incluindo diversas operações com mercadorias.

As regras variam conforme o produto, a operação, a localização e outras características.

IBS — Imposto sobre Bens e Serviços

É um dos tributos criados pela Reforma Tributária sobre o consumo. Sua implementação ocorre de forma gradual, conforme o cronograma legal.

CBS — Contribuição sobre Bens e Serviços

É a contribuição criada pela Reforma Tributária sobre o consumo, também sujeita ao processo de implementação previsto na legislação.

Os sistemas de gestão e emissão fiscal precisam acompanhar as regras e os prazos aplicáveis a cada etapa da transição.

IE — Inscrição Estadual

É o registro da empresa no cadastro da administração tributária estadual quando exigido.

Está especialmente relacionada a atividades e operações sujeitas ao ICMS. A necessidade de inscrição depende da atividade exercida e das regras aplicáveis.

Isento de IE — Isento de Inscrição Estadual

É uma indicação utilizada em determinados cadastros para informar que a pessoa ou empresa está dispensada de inscrição estadual, conforme as regras aplicáveis.

Não possuir Inscrição Estadual não significa automaticamente ser isento. É necessário verificar a situação cadastral e as exigências da unidade federativa.

Contribuinte e não contribuinte

No contexto do ICMS, contribuinte é quem se enquadra nas condições legais para ser considerado contribuinte desse imposto. Não contribuinte é quem não se enquadra nessa condição para o contexto analisado.

Essa classificação pode influenciar a emissão de documentos fiscais e o preenchimento de informações tributárias. Não deve ser definida apenas pelo fato de o cliente ser pessoa física ou jurídica.

7. Tipos de empresa e regimes tributários

Esses termos aparecem em cadastros, contratos, notas fiscais e conversas com contadores.

PF — Pessoa Física

É a pessoa individual, geralmente identificada pelo CPF nos cadastros comerciais e fiscais.

Em uma venda, por exemplo, o cliente pode ser cadastrado como pessoa física, com os dados exigidos para a operação.

PJ — Pessoa Jurídica

É uma entidade reconhecida legalmente, como uma empresa, sociedade ou associação, identificada conforme seu registro.

No cadastro comercial, uma pessoa jurídica pode ter razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço e informações fiscais.

Simples Nacional

É um regime tributário destinado a microempresas e empresas de pequeno porte que atendam às condições legais.

Possibilita o recolhimento unificado de diversos tributos em uma sistemática própria. No entanto, nem toda obrigação fiscal, trabalhista ou acessória é dispensada.

MEI — Microempreendedor Individual

É uma modalidade simplificada de formalização empresarial para quem atende às atividades, aos limites e às demais condições estabelecidas na legislação.

O MEI possui regras específicas de tributação e obrigações. Nem toda atividade ou situação empresarial pode ser enquadrada nessa modalidade.

8. Gestão de estoque e produtos

Controlar o estoque vai muito além de saber quantos produtos existem. Os registros ajudam a acompanhar movimentações, reduzir perdas e planejar compras.

Kardex

É um método de registro e acompanhamento das movimentações de estoque de cada item.

Permite consultar entradas, saídas e saldos ao longo do tempo, ajudando a entender como a quantidade de um produto mudou e a investigar divergências.

Em um sistema de gestão, o histórico de movimentações pode cumprir uma função semelhante, conforme os recursos disponíveis.

Inventário

É a contagem e conferência física dos produtos existentes no estoque.

Ao comparar as quantidades contadas com os registros do sistema, a empresa consegue identificar diferenças, perdas e possíveis erros de lançamento.

Alguns sistemas permitem fazer a contagem pelo smartphone, utilizando a câmera para ler códigos de barras.

Estoque mínimo

É a quantidade mínima de um produto que a empresa pretende manter antes de providenciar uma reposição.

Ajuda a reduzir o risco de falta de mercadorias e pode ser utilizado para orientar compras.

Giro de estoque

É um indicador que ajuda a entender com que frequência os produtos são vendidos e repostos durante determinado período.

Pode auxiliar na identificação de itens com alta procura e mercadorias que permanecem paradas por muito tempo.

Código de barras

É uma representação gráfica que permite identificar um produto por meio de um código legível por equipamentos apropriados.

Quando o produto está cadastrado no sistema, a leitura pode agilizar vendas, recebimentos, separação de pedidos e inventários.

9. Gestão financeira e formação de preços

Estes termos ajudam o empreendedor a entender custos, preços de venda e disponibilidade de dinheiro.

Markup

É um índice utilizado na formação do preço de venda a partir do custo do produto ou serviço.

Deve considerar a estrutura de custos, as despesas, os tributos e o resultado pretendido. Aplicar um percentual sobre o custo não significa que esse mesmo percentual será a margem de lucro.

Margem de lucro

É a relação entre o lucro obtido e a receita de venda, conforme o conceito de margem utilizado.

Uma margem de 30% sobre o preço de venda é diferente de acrescentar 30% sobre o custo do produto.

Fluxo de caixa

É o acompanhamento das entradas e saídas financeiras da empresa ao longo do tempo.

Ajuda a prever pagamentos, acompanhar recebimentos e avaliar se haverá dinheiro disponível para cumprir os compromissos.

Conciliação financeira

É a conferência entre os registros financeiros e os valores efetivamente recebidos ou pagos.

Pode envolver contas bancárias, cartões, PIX, taxas de intermediadores e outros meios de movimentação financeira.

10. Segurança e monitoramento

A tecnologia também pode ajudar a proteger o ambiente físico e os equipamentos da empresa.

CFTV — Circuito Fechado de Televisão

É o sistema de câmeras utilizado para monitorar ambientes e, quando configurado para isso, registrar imagens.

Pode ser empregado em lojas, depósitos, almoxarifados e áreas de acesso restrito para apoiar a segurança. Sua utilização deve respeitar as regras de privacidade e proteção de dados.

Nobreak

É um equipamento que fornece energia temporária quando ocorre uma interrupção no fornecimento elétrico.

Pode ajudar a evitar desligamentos abruptos de computadores e sistemas, dando tempo para salvar informações e desligar os equipamentos corretamente.

Controle de acesso

É o conjunto de recursos utilizados para definir quem pode entrar em determinados ambientes ou acessar sistemas e informações.

No software, pode envolver usuários, senhas e permissões. No ambiente físico, pode utilizar fechaduras eletrônicas, cartões ou outros dispositivos.

11. Como escolher um sistema para sua empresa?

Agora que você conhece os principais termos, fica mais fácil entender as opções disponíveis no mercado. Mas isso não significa que sua empresa precise utilizar todas as tecnologias ou equipamentos citados.

Uma loja pode precisar de frente de caixa, leitor de código de barras, impressora térmica e controle de estoque. Um restaurante pode precisar também de integração com balanças e impressão de pedidos. Uma empresa de serviços pode priorizar financeiro, contratos e emissão de NFS-e.

O importante é identificar as necessidades reais da operação.

Antes de contratar um software, considere estas perguntas:

• O sistema atende às necessidades fiscais da minha empresa?

• Permite controlar vendas, estoque e financeiro de forma integrada?

• É compatível com os equipamentos que já utilizo?

• Integra os meios de pagamento necessários para a minha operação?

• Oferece suporte e possibilidade de evolução?

• Os recursos disponíveis realmente facilitam o trabalho da equipe?

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